LOGÍSTICA Y ADMINISTRACIÓN DE EVENTOS

LOGÍSTICA Y ADMINISTRACIÓN DE EVENTOS

GERENCIAMIENTO DEL EVENTO

PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Planeación:

Determinación de los parámetros fundamentales que guiaran el trabajo de organización.

Organización:

Ordenamiento coordinado, de todos los elementos que van a hacer parte del Evento, de tal manera que se puedan ejecutar en el momento de la Operación.

Por qué se va a hacer?

Para quiénes se va a hacer?

Cuándo se va a hacer?

Dónde se va a hacer?

Cómo se va a hacer?

Cuánto va a costar?

Qué se va a hacer?

NOMBRE:

TIPO:

DEFINICION:

OBJETIVO:

DURACION:

PARTICIPACION:

PROTOCOLO:

Por qué se va a hacer?

Determinación de Objetivos

ORGANIZADOR OFICIAL. Específicos del Evento

ORGANIZADOR PROFESIONAL. Implícitos en todo Evento

Para quiénes se va a hacer?

Personas naturales individuales Personas naturales en grupo

Género

Edad

Estado civil

Estrato socio-económico

Localización geográfica

Hábitos de compra

Personas jurídicas oficiales Personas jurídicas privadas

Naturaleza jurídica

Trayectoria comercial

Estructura empresarial

Directivos

Actividad – Sector

Tamaño

Localización

Composición de los participantes

1.     DELEGADOS

2.     ACOMPAÑANTES

3.     NIÑOS

4.     ORGANIZADORES

5.     INVITADOS

6.     MEDIOS

7.     EXPOCITORES

8.     CONFERENCISTAS

9.     OTROS

Cuando se va a hacer?

SELECCION DE LA FECHA

v Clase de Participantes

v Objetivos del Evento

v Costos, temporadas, clima

Dónde se va a hacer?

³ Tipo y Objetivos de la Reunión

³ Clase de Participantes

³ Localización Geográfica

³ Transporte

³ Capacidad Económica

³ Salones de Reunión

³ Atractivos Turísticos

³ Otros Eventos

³ Facilidades

³ Hoteles

HOTELES, SALONES DE REUNIÓN Y OTRAS LOCACIONES

CALIDAD EN EL SERVICIO DE A y B. NÚMERO, TAMAÑO Y CALIDAD DE SALONES NÚMERO, TAMAÑO Y TIPO DE HABITACIONES EFICIENCIA EN EL PROCESO DE CHECK – IN

EFICIENCIA EN EL PROCESO DE CHECK – OUT FACILIDADES QUE BRINDA EL HOTEL OTROS SERVICIOS DEL HOTEL

Los Hoteles, salones y otras locaciones que ofrezcan Servicios para Eventos, deben suministrar la siguiente información:

1. Lista detallada de la cantidad y tipo de Habitaciones

2. Descripción de los Salones de Reunión, con planos que incluyan escalas precisas, altura del techo, localización de postes, divisiones, accesos y capacidades

3. Listado del Equipo técnico y sus especificaciones

4. Descripción, servicio, capacidad, horarios y tipos de Restaurantes, Bares, Cafeterías, etc. y de sus facilidades Deportivas y Recreativas

5. Carta de Banquetes

6. Distancia de hoteles, salones y atractivos

7. Facilidades de transporte

8. Áreas de exhibición

9. Lista de Otros Servicios que ofrezca el lugar

10. Tarifas de todos los Servicios

Cómo se va a hacer ?

ACTIVIDADES ESPECIALES

-Alimentos y bebidas

-Deportivas, recreativas y turísticas

FACILIDADES

- Equipo

- Servicios especializados

- Material Impreso

PROMOCIÓN

- Difusión

- Comercialización

SERVICIOS DE APOYO

- Oficinas de Convenciones y Visitantes

- Líneas aéreas

- Agencias de Viajes

PERSONAL DE ATENCIÓN

- Selección

- Honorarios y condiciones

- Capacitación

CONTROLES Y REGLAMENTOS

- Orden

- Disciplina

- Diseño del programa

FOLDER DE TRABAJO

El Folder de trabajo, tiene su origen en los check-list o listados de chequeo que se realizan en diferentes actividades. Básicamente, consiste en una relación discriminada de cada una de las actividades que conforman el programa.

Diseño técnico del programa

Consiste en saber combinar adecuadamente todos los elementos que componen un programa.

OBJETIVOS:

J Mantener en todo momento el animo de los participantes

J Crear un ambiente agradable durante el evento

J Brindar Novedad y variedad

J Evitar al máximo el aburrimiento y la monotonía.

Diseño técnico del programa

R Entrega de Credenciales

R Ceremonia de Apertura

R Clasificación de los Conferencistas

R Presentación de Audiovisuales

R Equipos y Material

R Sesiones de Trabajo

R Refrigerios

R Actividades Especiales, Actividades para acompañantes

R Ceremonia de Clausura

R Iniciativa y Creatividad del OPC

R Conocimiento del Programa

R Programas Opcionales

R Flexibilidad

Cuánto va a costar?

FINANCIAMIENTO

Ø Presupuesto disponible

Ø Inscripciones

Ø Subsidios

Ø Venta de tiquetes para eventos especiales

Ø Alquiler de Espacios de exhibición

Ø Concesiones de ventas

Ø Ventas de souvenir y/o publicaciones

Ø Patrocinios

PRESUPUESTO

Ø Se debe crear un presupuesto individual para cada Evento y un presupuesto para su organización como un todo

Ø Factores a tener en cuenta en el presupuesto

Ø Ingresos y Gastos

Ø Punto de equilibrio, costos fijos y variables

Ø Margen bruto

Ø Determinación de precios

PATROCINIOS

El patrocinio se define, como la relación entre un patrocinador y los participantes de un evento, en la cual el patrocinador da un dinero o paga una clase de tarifa para poder explotar comercialmente su asociación potencial con los participantes del evento. Es una forma de marketing, donde las características demográficas y sicográficas de los participantes coinciden con las necesidades del patrocinador y esto le permite llegar fácilmente a un grupo de Clientes potenciales. También son patrocinadores, algunos proveedores del Organizador Oficial

LOS TIPOS DE EVENTOS QUE MAS SE PATROCINAN SON:

Eventos Cívicos

Eventos Culturales

Eventos deportivos

Congresos, conferencias y eventos educacionales

Eventos de entretenimiento y turísticos

Exposiciones y eventos comerciales

LOS TIPOS DE EVENTOS QUE MENOS SE PATROCINAN SON:

Reuniones empresariales

Eventos Sociales

Eventos para recoger fondos

Metodología para consecución de patrocinadores:

1.           Lista de Patrocinadores potenciales

2.           Lista y cotización de los Elementos y/o Actividades a patrocinar

3.            Visita Personal al posible Patrocinador

4.           Indicación clara de cuál va a ser su Publicidad ROE

5.            Servicios que se le van a prestar.

El Presupuesto de un Evento, es técnicamente sencillo de elaborar. Básicamente es un flujo de caja, en otros términos es decir: “Cuánto va a costar?” y “De dónde va a salir el Dinero?”.

Consiste en un listado de Ingresos, un listado de egresos y una liquidación, que debe ajustarse periódicamente, para llegar a la Operación sin mayores variaciones.

EL ÉXITO DEL PRESUPUESTO, CONSISTE EN NO OLVIDAR NI REPETIR NINGÚN RUBRO, TANTO EN INGRESOS COMO EN EGRESOS.

Relación costo – volumen - utilidad

Elabora el análisis del efecto de la estructura de costos, precios y volúmenes de venta en la utilidad

Ø Planificación de la utilidad

Ø Elaboración de presupuestos

Ø Cálculo del punto de equilibrio

ü Volumen

ü Precio

ü Costo variable

ü Costo fijo

ü Margen de contribución

MARGEN DE CONTRIBUCION = TARIFA – COSTO VARIABLE

Método costo-volumen-utilidad para fijar precios

             Costo fijo + utilidad

Tarifa = ---------------------- + costo variable

                     Volumen

                                      Costo fijo

Punto de Equilibrio = ------------- -------------------------------

                   Margen de Contribución (tarifa – costo variable)